Ombudspersonen / Vertrauensanwälte zur Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität und als Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz und Lieferkettengesetz
Ombudspersonen & Vertrauensanwälte seit 2000 – Buchert Jacob Peter Rechtsanwälte
„Anwaltliche Ombudspersonen/Vertrauensanwälte sind ein seit Jahren bewährtes Hinweisgebersystem im Rahmen von Compliance-Management-Systemen. Daher sind wir auch ideale Meldestellen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz und dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz“.
Dr. Rainer Buchert & Dr. Caroline Jacob
Rechtsanwälte und Ombudspersonen
Wir beraten Unternehmen und sind
Ansprechpartner für Hinweisgeber
Unternehmen investieren heute mehr denn je in wirksame Compliance-Strukturen. Ein zentraler Baustein in einem Compliance Management System (CMS) ist ein professionelles Hinweisgebersystem – mit einer anwaltlichen Ombudsperson als vertraulicher Ansprechpartner für Hinweisgeber. Der Vorteil: Meldung von Hinweisen auch von ängstlichen Hinweisgebern, hohe Qualität der Meldungen, optimaler Schutz der Hinweisgeber aufgrund der anwaltlichen Privilegien (u.a. anwaltliche Verschwiegenheitsverpflichtung).
Unsere Pionierrolle – Alleinstellungsmerkmal durch 25-jährige Erfahrung als Ombudsmann, Kanzlei mit einer Vielzahl von Ombudsmandaten von Unternehmen unterschiedlichster Größe und Branchen in Deutschland.
Als erstes großes Unternehmen berief die Deutsche Bahn AG im Jahr 2000 zwei Ombudsmänner und machte damit einen wegweisenden Schritt zu einem Compliance-System.
Dr. Rainer Buchert war einer dieser ersten beiden Ombudspersonen in Deutschland. Seitdem hat unsere Kanzlei Buchert Jacob Peter diese Funktion kontinuierlich mitgeprägt und verfügt gemeinsam mit Dr. Caroline Jacob über die größte Praxis- und Mandatserfahrung im Bereich anwaltlicher Ombudsstellen in Deutschland.
Heute betreuen wir über 70 Unternehmen: Konzerne, mittelständische Unternehmen und Non-Profit-Organisationen als Ombudsstelle – branchenübergreifend, national und international. Daraus erwuchs in mehr als zwei Jahrzehnten umfassende praktische Erfahrung.
Kontakt – vertraulich & unverbindlich
Telefon: 069 710 33 330
E-Mail: kanzlei@dr-buchert.de
Ansprechpartner für Hinweisgeber
Ombudspersonen namhafter
Unternehmen
RA Dr. Rainer Buchert und RA’in Dr. Caroline Jacob sind seit vielen Jahren für große Konzerne ebenso wie für mittelständische Unternehmen, kommunale Gesellschaften sowie Träger aus dem gemeinnützigen Bereich als Ombudspersonen/Vertrauensanwälte tätig.
Unsere Mandate umfassen eine außergewöhnlich breite Branchen- und Trägerlandschaft. Wir arbeiten für große Konzerne ebenso wie für mittelständische Unternehmen, kommunale Gesellschaften und Organisationen aus dem gemeinnützigen Bereich. Diese Vielfalt ist für Unternehmen besonders wertvoll, weil wir unterschiedlichste Entscheidungswege, Berichtslinien, Konzern- und Beteiligungsstrukturen, Compliance-Setups sowie typische Konflikt- und Risikoprofile aus der Praxis kennen.
In der Mandatsstruktur finden sich unter anderem Finanzdienstleister und kapitalmarktnahes Umfeld (z. B. DekaBank, DZ BANK, Union Investment), Industrie- und Technologiegruppen (z. B. Heraeus, Schott, Diehl, SPIE, ARVOS), Chemie/Life Sciences/Pharma (z. B. CABB, DWK Life Sciences, STADA), Handel/Retail und Konzernstrukturen (z. B. Otto Group, Galeria Karstadt Kaufhof, KaDeWe) sowie Logistik und Transport (z. B. GLS).
Daneben sind kommunale Daseinsvorsorge und Infrastruktur stark vertreten (z. B. Mainova, Stadtwerke Frankfurt, FES, Emschergenossenschaft/Lippeverband) sowie Gesundheits- und Sozialträger und NGOs (z. B. DRK Kliniken Berlin, ASB, Bayerisches Rotes Kreuz, Caritas, World Vision).
Das größte Mandat im Automobilsektor ist Volkswagen (Volkswagen AG, einschließlich Volkswagen Financial Services). Zum Volkswagen Konzern zählen die Marken Volkswagen, Volkswagen Nutzfahrzeuge, Audi, Porsche, Škoda, SEAT, CUPRA, Bentley, Lamborghini und Ducati.
Gerade weil wir diese Bandbreite seit Jahren abdecken, sind uns nahezu keine Unternehmens- oder Trägerstrukturen fremd. Das ermöglicht es uns, Ombudspersonen- und Hinweisgeberprozesse in sehr unterschiedlichen Organisationen schnell zu verstehen, passgenau zu begleiten und unsere Leistungen flexibel und skalierbar anzubieten – in Frankfurt am Main und deutschlandweit.
Ombudspersonen sind
Vertrauensanwälte
Wir fungieren als neutrale Mittler zwischen Hinweisgebern (Whistleblowern) und Unternehmen. Wer einen Hinweis auf den Verdacht einer Straftat, eines sonstigen Fehlverhaltens oder einer Unregelmäßigkeit geben möchte, kann sich vertraulich an uns wenden. Durch unsere anwaltlichen Privilegien schützen wir die Identität von Hinweisgebern. Anwaltliche Ombudspersonen bieten Hinweisgebern ein deutlich höheres Schutzniveau als unternehmensinterne Meldestellen.
Vertrauliche Ansprechpartner: Ombudsfrau und/oder Ombudsmann – Sie entscheiden.
Bei uns können Hinweisgeber frei wählen:
Ombudsfrau Dr. Caroline Jacob (Fachanwältin für Strafrecht)
oder
Ombudsmann Dr. Rainer Buchert (Kriminaldirektor im BKA und Polizeipräsident a. D.).
Dies senkt die Hemmschwelle – gerade bei sensiblen Themen wie Korruption, Betrug, sexualisierte Übergriffe, Diskriminierung oder Mobbing – und erhöht die Qualität der Hinweise.
Unternehmen nutzen die Vielfalt als Einzelmandat oder Tandem-Lösung (beide Ombudspersonen mit klarer Fallzuordnung und Vertretung).
Mandat als Meldestelle – Meldestelle nach HinSchG, LkSG und AGG aus einer Hand
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) erlaubt die Mandatierung externer Ombudspersonen als interne Meldestelle (§ 14 HinSchG). Wir übernehmen für Sie:
- Interne Meldestelle (HinSchG)
- Beschwerdeverfahren (LkSG)
- Beschwerdeverfahren (AGG)
- Kommunikation & Schulungen (Leitfäden, E-Trainings, Awareness-Material).
Wichtig: Für Hinweisgebende entstehen keine Kosten. Hinweise können mit Nennung des Namens oder auf Wunsch auch anonym abgegeben werden (bei anonymer Meldung beraten wir zur optimalen Vorgehensweise, um Prüf- und Schutzmöglichkeiten zu erhöhen).
Leistungen für Unternehmen
Herzstück eines professionellen Compliancesystems
Als Ombudspersonen/Vertrauensanwälte sind wir das Herzstück Ihres Compliance-Management-Systems (CMS). Gerne übernehmen wir für sie auch die interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und die Beschwerdestelle nach dem Lieferkettengesetz (LkSG) – Beratung dazu eingeschlossen.
Wir (Ombudsfrau und / oder Ombudsmann) nehmen vertraulich Hinweise bei einem Verdacht von Straftaten, Ordnungswidrigkeiten und relevanten Compliance-Verstößen entgegen, prüfen die Hinweise auf Plausibilität, führen Gespräche mit Hinweisgebern, stellen gezielt Nachfragen, substantiieren den Sachverhalt und berichten – nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Hinweisgebers – an das Unternehmen.
Dem erfahrungsgemäß großen Beratungsbedarf von Hinweisgebern entsprechen die Ombudspersonen durch persönliche Gespräche. Diese Gespräche ermöglichen zugleich eine Bewertung zur Glaubwürdigkeit des Hinweisgebers.
Als Rechtsanwälte bieten wir höchstes Schutzniveau:
- Anwaltliche Verschwiegenheitspflicht und Zeugnisverweigerungsrecht schützen die Identität von Hinweisgebern schon ab Erstkontakt.
- Keine gesetzlich vorgesehenen Ausnahmen der Vertraulichkeit wie bei unternehmensinternen Meldestellen im Rahmen ihrer Tätigkeit
- Rechtskonforme Dokumentation und fristgemäße Kommunikation nach dem HinSchG (Eingangsbestätigung binnen 7 Tagen; Rückmeldung spätestens nach 3 Monaten) sowie nach dem LkSG und AGG.
Unsere Kanzlei
Seit über 25 Jahren stehen wir Unternehmen als anwaltliche Ombudspersonen und in der Compliance-Beratung zur Seite – mit hoher Fallroutine auch in komplexen Sachverhalten.
Wir führen strukturierte Erstinterviews, stellen gezielt nach und setzen den Identitätsschutz konsequent um; Berichte werden so verfasst, dass Rückschlüsse auf Hinweisgebende ausgeschlossen sind.
Unsere Kanzlei sitzt im Zentrum von Frankfurt am Main und ist bundesweit tätig; Dr. Rainer Buchert (Kriminaldirektor a. D.) gehörte zu den ersten beiden Ombudspersonen in Deutschland, Dr. Caroline Jacob ist Fachanwältin für Strafrecht und seit über 15 Jahren als Vertrauensanwältin für zahlreiche Unternehmen tätig.
Als Team aus Ombudsfrau und Ombudsmann sind wir auch außerhalb üblicher Bürozeiten erreichbar und arbeiten für Konzerne, Mittelstand, öffentliche Unternehmen und NPOs in nahezu allen Branchen.
So läuft ein Hinweis-Prozess bei uns
- Meldung: Vertrauliches Gespräch mit Ombudsfrau/-mann (telefonisch, persönlich) oder vertrauliches SSL-geschütztes Hinweisgeberformular – auf Wunsch in verschiedenen Sprachen
- Eingangsbestätigung (binnen 24 Stunden, spätestens Tag 7), anonyme / vertrauliche Dialogmöglichkeit
- Plausibilitätsprüfung
- Dialog mit Hinweisgebern zur Plausibilisierung von Angaben
- Bericht an das Unternehmen (nur nach Freigabe hinsichtlich Sachverhalt und Identität)
- Follow-up & Rückmeldung (spätestens Monat 3), rechtssichere Dokumentation
- Abschluss, Lessons Learned, Prävention
WhistProtect® – Die Hinweisgeberplattform für Ihr Unternehmen
Hinweisgeber benötigen Vertrauen und verlässlichen Schutz. Unsere neue Hinweisgeberplattform WhistProtect® verbindet das Institut der Ombudsperson mit einem besonders gesicherten elektronischen Meldesystem. WhistProtect® ist mehrsprachig, bietet durchgängige Erreichbarkeit und erfüllt alle rechtlichen Rahmenbedingungen.
FAQ – Ombudspersonen
Welche gesetzlichen Pflichten treffen unser Unternehmen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz?
Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten müssen nach § 12 HinSchG eine oder mehrere interne Meldestellen einrichten und betreiben. Diese Meldestellen müssen Meldekanäle nach § 16 HinSchG für mündliche und schriftliche Meldungen bereitstellen, das Meldeverfahren nach § 17 HinSchG steuern und Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG veranlassen. Zudem ist die Vertraulichkeit der Identität hinweisgebender Personen und der in der Meldung genannten Personen nach §§ 8, 9 HinSchG zu gewährleisten.
Wie kann eine externe Ombudsperson unsere Pflicht zur Einrichtung einer Meldestelle erfüllen?
Nach § 14 Abs. 1 HinSchG kann die interne Meldestelle auf einen externen Dritten ausgelagert werden. Die anwaltliche Ombudsperson übernimmt dann die Entgegennahme, Dokumentation und Weiterleitung von Meldungen, wahrt die Vertraulichkeit aufgrund anwaltlicher Verschwiegenheitspflichten und der Vorgaben des HinSchG und unterstützt das Unternehmen dabei, die Fristen nach § 17 HinSchG einzuhalten. Die inhaltliche Verantwortung für die Bewertung des Hinweises, die Einleitung von Folgemaßnahmen und die Abstellung von Verstößen verbleibt bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber.
Welche Vorteile hat eine anwaltliche Ombudsperson im Vergleich zu einer rein internen Meldestelle?
Die anwaltliche Ombudsperson unterliegt der strafrechtlich geschützten Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB, der berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht nach § 43a Abs. 2 BRAO und einem umfassenden Zeugnisverweigerungsrecht nach § 53 StPO. Die Beschlagnahme von Unterlagen ist nur unter engen Voraussetzungen möglich. Das Hinweisgeberschutzgesetz ändert an dieser Verschwiegenheitspflicht nichts; § 5 Abs. 2 Nr. 3 HinSchG stellt klar, dass Meldungen nicht unter das HinSchG fallen, wenn der Ombudsperson anwaltliche Verschwiegenheitspflichten entgegenstehen. Für hinweisgebende Personen entsteht dadurch ein höheres Schutzniveau als bei rein internen Meldestellen. Gleichzeitig stärkt dies das Vertrauen in das System und erhöht die Bereitschaft von Beschäftigten, Hinweise intern abzugeben statt externe Stellen oder die Öffentlichkeit anzurufen.
Wie werden Hinweisgeber vor Repressalien geschützt, und welche Pflichten hat unser Unternehmen dabei?
Der persönliche Anwendungsbereich des HinSchG ist weit gefasst. Geschützt sind nach § 1 Abs. 1 HinSchG natürliche Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden oder offenlegen. § 33 Abs. 1 HinSchG gewährt ihnen Schutz, wenn der Hinweis in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fällt und nach den Vorgaben des HinSchG erfolgt. § 36 Abs. 1 HinSchG verbietet Repressalien, § 36 Abs. 2 HinSchG führt eine Beweislastumkehr ein: Im Streitfall wird vermutet, dass eine Benachteiligung im Zusammenhang mit der Meldung steht. Das Unternehmen muss organisatorische und arbeitsrechtliche Strukturen schaffen, die Repressalien verhindern, Hinweise sachgerecht bearbeiten und etwaige Konsequenzen gegenüber hinweisgebenden Personen vermeiden, soweit diese im Rahmen des Gesetzes gehandelt haben.
Wie fügt sich ein Ombudssystem in Konzern- und Matrixstrukturen ein?
In Konzernen und Matrixorganisationen muss jede Gesellschaft, die als Beschäftigungsgeber mit mindestens 50 Beschäftigten gilt, die Vorgaben des § 12 HinSchG erfüllen. Über § 14 HinSchG können Meldestellen auf eine zentrale externe Ombudsperson ausgelagert oder gemeinschaftliche Meldestellen eingerichtet werden. Meldekanäle sind so zu gestalten, dass alle relevanten Beschäftigtengruppen Zugang haben, einschließlich Leiharbeitnehmern und im Matrixeinsatz tätigen Personen. Meldungen, die mehrere Konzerngesellschaften betreffen, können nach § 18 HinSchG an andere geeignete interne Stellen oder an zentral zuständige Einheiten abgegeben werden, sofern die Vertraulichkeit nach §§ 8, 9 HinSchG gewahrt bleibt. Die Geschäftsleitungen einzelner Gesellschaften und die Konzernleitung müssen im Rahmen der Legalitätskontrollpflicht rechtzeitig über wesentliche Meldungen informiert werden, um geeignete Maßnahmen ergreifen zu können.
Welche Anforderungen sollten wir bei der Auswahl einer Ombudsperson anlegen?
Bewährt haben sich zugelassene Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte mit strafrechtlicher und compliancebezogener Erfahrung, die mit Abläufen in Wirtschaftsunternehmen vertraut sind, interne Untersuchungen durchführen können und Erfahrung im Umgang mit Staatsanwaltschaft, Polizei und Zoll haben. Sie sollten eine hohe Erreichbarkeit gewährleisten, über soziale und psychologische Kompetenz verfügen, wirtschaftlich unabhängig sein und über eine gefestigte Reputation verfügen. Von Vorteil ist die Kombination aus Ombudsmann und Ombudsfrau, um verschiedenen Konstellationen im Unternehmen gerecht zu werden. Der Ombudsvertrag sollte die dargestellten rechtlichen Punkte konkret regeln und an die Struktur des jeweiligen Unternehmens angepasst werden.
Ist das Angebot HinSchG- und LkSG-konform?
Ja. Wir arbeiten rechts- und fristkonform (HinSchG: Bestätigung binnen 7 Tagen, Rückmeldung bis 3 Monate) und sind auch Ansprechpartner im Beschwerdeverfahren nach LkSG und AGG.
Kann ich anonym melden?
Ja. Hinweise sind mit Nennung der Identität oder auch anonym möglich. Wir beraten, welcher Weg Schutz, Nachvollziehbarkeit und Aufklärbarkeit am besten verbindet.
Warum hilft die Wahl zwischen Ombudsfrau und Ombudsmann?
Wahlfreiheit (m/w) kann Hemmschwellen senken – insbesondere bei sensiblen Sachverhalten (z. B. sexualisierte Übergriffe, Diskriminierung) – und erhöht die Aussagequalität.
Welche Themen kann ich melden?
Jedes Fehlverhalten, z. B. einen Verdacht auf Korruption, Betrug, Untreue, Wettbewerbsverstöße, Diskriminierung, sexuelle Belästigung, Datenschutzverstöße, Unregelmäßigkeiten in der Lieferkette u. a. – den Scope stimmen wir mit dem Unternehmen ab und kommunizieren ihn transparent.